○国立大学法人三重大学文書処理規程
| (平成16年8月23日規程第79号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第7条)
第2章 文書の接受及び配布(第8条－第12条)
第3章 文書の起案(第13条－第16条)
第4章 合議及び決裁等(第17条－第21条)
第5章 施行及び発送(第22条－第29条)
第6章 秘密文書の取扱い(第30条－第38条)
第7章 雑則(第39条・第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，国立大学法人三重大学(以下「本学」という。)における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の適正かつ敏速な処理を図ることに関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは，その内容が本学の事務局(監査室を含む。以下同じ。)，教育推進・学生支援機構，研究・社会連携統括本部，みえの未来図共創機構，研究基盤推進機構，国際戦略機構，附属図書館，情報基盤センター，地球環境センター及び保健管理センター(以下「事務局等」という。)又は学部，研究科及び医学部附属病院(以下「学部等」という。)の所掌事務に係るもので，次に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書
(3) 職名又は組織名をもって発送する文書
(文書の取扱い)
第3条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2 文書は，一定の箇所に整理して保管し，常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の促進)
第4条 文書の処理は，適格かつ敏速に行わなければならない。
2 職員は，出張，休暇等で不在になるときは，あらかじめ文書の処理状況を直属の長に申出なければならない。
3 前項の申出を受けた直属の長は，他の職員にその文書の処理を命ずる等，事務が遅滞しないようにしなければならない。
(課長，事務長，監査室長及び係長の職務)
第5条 課長(法務企画監を含む。)，事務長及び監査室長(以下「課長等」という。)は，そのチーム，課及び室における文書事務の処理について常に留意し，その促進に努めなければならない。
2 係長は，課長等の指示を受けて，そのチーム，室及び係における文書事務の処理を推進し，文書が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の総括)
第6条 企画総務部総務課長は，本学における文書の処理がこの規程の定めるところにより適確に行われるよう，文書の処理に関する事務を総括する。
(文書記号及び文書番号)
第7条 文書の記号は，別表のとおりとする。
[別表]
2 文書の番号は，毎年4月1日に更新する。ただし，同一の件名に関する文書は，完結するまで同一文書番号を用いるものとする。
第2章 文書の接受及び配布
(文書の接受)
第8条 文書は，事務局等にあっては企画総務部総務チーム，学部等にあっては，文書担当(以下「文書担当等」という。)において接受するものとする。
2 職員が文書を直接受けとったときは，速やかに文書担当等に回付しなければならない。
(文書の処理)
第9条 文書担当等で接受した文書は，書留郵便物及び電報を除き，次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は，直ちに開封し，文書担当等の係長が点検の上，その内容により，主管のチーム，課・係及び監査室(以下「チーム等」という。)別に分類し，当該文書に文書記号，文書番号及び受付年月日を記入する。
(2) 本学文書管理システムによる文書処理簿(以下「文書処理簿」という。)に所要事項を入力の上，文書を配布する。
2 前項の規定にかかわらず，軽易な文書と認められるものは，当該文書に受付年月日のみを記入の上，直接配布することができる。
(特殊文書の処理)
第10条 書留郵便物及び電報は，特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入の上，受領印を徴して配布する。
2 書留郵便物で明らかに公文書類と認められ，かつ，受信者が不在等のため事務処理に支障をきたすおそれがあると判断される場合には，企画総務部総務課長(学部等にあっては，事務長又は主管課長)が開封し，点検することができる。
(チーム等の処理)
第11条 第9条の規定により文書の配布を受けたチーム等は，文書処理簿に所要事項を入力の上処理するものとする。
[第9条]
(文書配布順位)
第12条 文書の内容が，2以上のチーム等に関係があるときは，関係の最も深いと認められるチーム等に配布するものとする。
第3章 文書の起案
(起案の原則)
第13条 事案の処理は，原則として起案文書によるものとする。
2 起案文書は，特に定めるもののほか，原議書(様式第2号)を用いるものとする。ただし，起案文書の作成に電子決裁システムを用いる場合は，この限りでない。
3 起案文書の内容が，国立大学法人三重大学監事監査規程第22条第1項に定める調査を受けるものである場合は，起案文書に監事調査欄を設けるものとする。
(起案文書の作成)
第14条 起案文書は，左横書きとする。ただし，特に縦書きの必要があるものについては，この限りでない。
2 起案文書を訂正したときは，訂正者は，原議書を用いた場合にあっては，訂正箇所に押印し，電子決裁システムを用いた場合にあっては，訂正者の氏名及び訂正前後の内容を電子決裁システムに記録しなければならない。
3 起案文書には，必要に応じ，関係資料を添付しなければならない。
4 起案文書のとじ方は，原則として左とじとする。
(起案文書の区分)
第15条 文書は，次の区分によって起案し，当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きする等明示しなければならない。
| 通知 | 一定の事実，処分，意志を伝達する文書 |
| 届出 | 届出に関する文書 |
| 依頼 | 依頼に関する文書 |
| 照会 | 照会に関する文書 |
| 回答 | 依頼，照会，協議等に対して回答する文書 |
| 報告 | 法令その他に基づいて官庁，上司その他に報告する文書 |
| 上申 | 人事の上申に関する文書 |
| 申請 | 許可，認可，承認等を求めるために提出する文書 |
| 制定 | 規程及び細則等を定めることを目的とする文書 |
| 契約 | 契約に関する文書 |
| 協議 | 官公庁に対する協議に関する文書 |
| 証明 | 大学名，学長名又は部局長名等による事実の証明に関する文書 |
| 供閲 | 供閲に関する文書 |
| 伺い | 前各区分に掲げるもの以外の伺いに関する文書 |
| 事務連絡 | 単なる事務的な連絡文書 |
(供閲文書)
第16条 供閲文書は，原議書，電子決裁システム又は適宜の方法により，関係者の閲覧に供するものとする。
2 供閲文書には，必要に応じ起案チーム等及び関係チーム等においてこれに対する措置，意見等を付するものとする。
3 起案を要する文書で，あらかじめ上司の指示を受ける必要があるもの，又は事前に関係者の閲覧に供することが必要と認められるものについては，起案の前に供閲することができる。
第4章 合議及び決裁等
(合議の方法)
第17条 起案文書の内容が，他のチーム等に関係があるときは，そのチーム等に合議しなければならない。ただし，決裁後その内容を通知することをもって足りるときは，合議を省略することができる。
(合議文書の処理)
第18条 合議を受けたチーム等は，速やかに当該課長(法務企画監を含む。)，事務長又は室長の承認を得て，遅滞なく起案チーム等に回付しなければならない。
(合議文書の訂正)
第19条 合議を受けたチーム等において，文書の訂正を要すると認めるときは，起案チーム等と協議しなければならない。
(決裁)
第20条 起案文書は，特に定めるもののほか，名義者の決裁を受けなければならない。
2 文書の名義及び決裁に関し必要な事項は，別に定める。
(至急文書)
第21条 至急文書は，起案文書にその旨を明記し，他の文書に優先して処理しなければならない。
第5章 施行及び発送
(施行の日付)
第22条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)の施行の日付は，決裁年月日とする。ただし，特別の理由があるときは，この限りでない。
(文書担当等への回付)
第23条 決裁文書で発送を要するものは，文書担当等に回付しなければならない。
(文書処理簿への入力)
第24条 文書担当等は，回付された起案文書に文書記号及び文書番号を記入するとともに，文書処理簿に所要事項を入力しなければならない。ただし，軽易な文書と認められるものは，省略することができる。
(浄書及び照合)
第25条 発送文書の浄書及び照合は，起案チーム等において行うものとする。ただし，特別の事情があるときは，この限りでない。
(発送文書の日付)
第26条 発送文書の日付は，決裁年月日とする。ただし，特別の理由があるときは，この限りでない。
(公印の使用)
第27条 公印の使用は，国立大学法人三重大学公印規程の定めるところにより行うものとする。
(文書の発送)
第28条 発送文書は，起案チーム等で発送準備を行い，文書担当等において発送するものとする。
2 発送文書は，郵送するものについては，郵便物発送簿(様式第3号又は様式第3号の2)に，使送するものについては，文書使送簿(様式第4号)にそれぞれ所要事項を記入の上発送しなければならない。
3 電報は，電報発信簿(様式第5号)に所要事項を記入の上発信しなければならない。
(決裁文書の返付)
第29条 前条の規定により発送を終ったときは，起案文書に発送年月日及び発送種別を記入するとともに，文書処理簿に発送年月日を入力し，起案チーム等へ返付しなければならない。ただし，第25条ただし書の場合においては，この限りでない。
[第25条]
第6章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第30条 秘密文書の処理については，この章に定めるところによる。
2 この章で「秘密文書」とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。
3 秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
(秘密文書の指定等)
第31条 秘密文書の指定は，当該秘密文書を主管する部局長(以下この条及び第35条において「指定者」という。)が行う。
2 指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間(以下「秘密取扱期間」という。)を定めなければならない。
3 秘密文書の指定がなされたときは，文書担当等は，秘密文書登録簿(様式第6号)に所要事項を記入し，登録するものとする。
4 指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。
5 前項の指定の解除がなされたときは，文書担当等は，その旨を第3項に規定する秘密文書登録簿に登録するものとする。
(表示等)
第32条 秘密文書の指定の登録がなされたときは，当該秘密文書を主管するチーム及び課は，秘密文書に当該秘密文書の登録番号，秘密取扱期間，主管するチーム及び課の名称並びに「秘」と表示するものとする。
(秘密文書の取扱責任者)
第33条 秘密文書の取扱責任者は，当該秘密文書を主管する課長等とする。
(送達)
第34条 秘密文書を送達するときは，取扱責任者又はその指名する者が封筒等に入れて携行するものとする。
(複製)
第35条 職員は，秘密文書を複製してはならない。ただし，指定者の承認を得たときは，複製することができる。
2 秘密文書を複製したときは，正本に複製の作成年月日，作成部数及び配布先を明記しなければならない。
(保管)
第36条 秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
(処分)
第37条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却する等復元することができない方法により処分しなければならない。
(他の機関からの秘密文書の取扱い)
第38条 他の機関から接受した秘密文書は，この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。
第7章 雑則
(完結文書の保管)
第39条 完結文書の保管については，国立大学法人三重大学法人文書管理規程の定めるところによる。
(運用の疑義)
第40条 この規程の解釈及び運用に関し疑義のあるときは，企画総務部総務課長が調整する。
附 則
この規程は，平成16年8月23日から施行し，平成16年4月1日から適用する。
附 則(平成17年9月27日規程)
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この規程は，平成17年9月27日から施行し，平成17年4月1日から適用する。
附 則(平成17年12月21日規程)
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この規程は，平成17年12月21日から施行し，平成17年10月1日から適用する。
附 則(平成18年5月18日規程)
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この規程は，平成18年5月18日から施行し，平成18年4月1日から適用する。
附 則(平成20年4月18日規程)
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この規程は，平成20年4月18日から施行し，平成20年4月1日から適用する。
附 則(平成21年3月30日規程)
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この規程は，平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成21年6月25日規程)
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この規程は，平成21年7月1日から施行する。
附 則(平成21年9月30日規程)
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この規程は，平成21年10月1日から施行する。
附 則(平成22年3月31日規程)
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この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月24日規程)
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この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月29日規程)
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この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日規程)
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この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年4月24日規程)
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この規程は，平成25年5月1日から施行する。
附 則(平成26年3月27日規程)
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この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月26日規程第79号)
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この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年10月30日規程)
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この規程は，平成27年11月1日から施行する。
附 則(平成28年3月30日規程第79号)
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この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年7月20日規程)
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この規程は，平成28年7月21日から施行する。
附 則(平成28年10月31日規程)
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この規程は，平成28年11月1日から施行する。
附 則(平成29年3月30日規程第79号)
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この規程は，平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月30日規程第79号)
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この規程は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年6月28日規程第79号)
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この規程は，平成30年7月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日規程第79号)
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この規程は，平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和元年7月1日規程第79号)
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この規程は，令和元年7月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日規程第79号)
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この規程は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年6月30日規程第79号)
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この規程は，令和2年7月1日から施行する。
附 則(令和3年3月30日規程第79号)
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この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和3年5月13日規程第79号)
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この規程は，令和3年5月13日から施行し，令和3年4月1日から適用する。
附 則(令和4年3月30日規程第79号)
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この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月28日規程第79号)
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この規程は，令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年6月27日規程第79号)
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この規程は，令和5年7月1日から施行する。
附 則(令和6年3月26日規程第79号)
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この規程は，令和6年4月1日から施行する
附 則(令和7年3月26日規程第79号)
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この規程は，令和7年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
| 部局名 | 記号 | 主管 |
| 事務局 | 三大監 第 号 | 監査室 |
| 三大総 第 号 | 企画総務部総務チーム | |
| 三大企戦 第 号 | 企画総務部企画戦略チーム | |
| 三大人企 第 号 | 企画総務部人事企画チーム | |
| 三大人労 第 号 | 企画総務部人事労務チーム | |
| 三大国 第 号 | 企画総務部国際戦略チーム | |
| 三大財企 第 号 | 財務部財務企画チーム | |
| 三大財管 第 号 | 財務部財務管理チーム | |
| 三大教務 第 号 | 学務部教務チーム | |
| 三大学 第 号 | 学務部学生支援チーム | |
| 三大キャ 第 号 | 学務部キャリア支援チーム | |
| 三大入 第 号 | 学務部入試チーム | |
| 三大施企 第 号 | 施設部施設企画チーム | |
| 三大施管 第 号 | 施設部施設管理チーム | |
| 三大施環 第 号 | 施設部施設環境チーム | |
| 三大研 第 号 | 研究・地域連携部研究推進チーム | |
| 三大社 第 号 | 研究・地域連携部社会連携チーム | |
| 三大地創 第 号 | 研究・地域連携部地域創生推進チーム | |
| 三大図 第 号 | 図書・情報部図書館チーム | |
| 三大情 第 号 | 図書・情報部DX・情報チーム | |
| 三大防危 第 号 | 安全・防災・危機管理室 | |
| 人文学部 | 三大人文 第 号 | 人文学部チーム |
| 教育学部 | 三大教育 第 号 | 教育学部チーム |
| 教育学部附属学校 | 三大教附 第 号 | 附属学校事務室 |
| 医学部 | 三大医病総 第 号 | 医学・病院管理部総務課 |
| 三大医病管 第 号 | 医学・病院管理部経営管理課 | |
| 三大医病学 第 号 | 医学・病院管理部学務課 | |
| 三大医病医 第 号 | 医学・病院管理部医事課 | |
| 三大医病支 第 号 | 医学・病院管理部医療支援課 | |
| 工学部 | 三大工 第 号 | 工学研究科チーム |
| 生物資源学部 | 三大生 第 号 | 生物資源学研究科チーム |
| 附属教育研究施設 | 三大生附 第 号 | 附属教育研究施設事務室 |
| 地域イノベーション学研究科 | 三大地イ 第 号 | 地域イノベーション学研究科チーム |
様式第1号(第10条関係)
特殊文書受付簿
様式第2号(第13条関係)
原議書
様式第3号(第28条関係)
郵便物発送簿
様式第3号の2(第28条関係)
郵便物発送簿
様式第4号(第28条関係)
文書使送簿
様式第5号(第28条関係)
電報発信簿
様式第6号(第31条関係)
秘密文書登録簿